La mayoría de las pequeñas empresas nos
contestarían que la contabilidad sólo sirve para entregarle a la AEAT la
información que solicita cuando nos enfrentamos a una inspección. Sin embargo,
dentro del mundo de la empresa, la contabilidad va a ser imprescindible para el
negocio en aspectos tan relevantes como decisiones en la gestión, prueba
válida, control de tesorería, control de costes, decisiones de inversión… se
trata sin lugar a duda de un elemento fundamental en la administración de la
empresa.
¿En qué consiste la contabilidad?
Esencialmente en registrar todos los movimientos económicos de una empresa con
el fin de obtener unos estados financieros que, de una forma ordenada, nos
muestren una “foto” de la situación económica y financiera de la misma. La
utilización de la contabilidad para cualquiera de las cuestiones arriba
indicadas nos lleva a la obviedad de que la misma debe ser cierta y veraz; es
decir, debe ser realizada en debida forma, según los mandamientos del código de
comercio y de las normas contables.
La cuestión que vamos a abordar en esta breve
reflexión es la siguiente: ¿Cuándo puedo utilizar la contabilidad como prueba
ante terceros? ¿Estamos ante documentos de índole particular y por tanto debe
aplicarse el artículo 1228 del Código civil o no pueden considerarse documentos
“domésticos”? Se trata de cuestión importante a la hora de tener
discusiones en los ámbitos mercantil, tributario, o laboral.
Es el artículo 31 del Código de Comercio el
que establece que “…el valor probatorio de
los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por
los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho”, lo que
nos lleva directamente a preguntarnos cuáles son los libros de los empresarios,
que el propio Código de comercio identifica en su artículo 25, “…sin perjuicio de lo establecido en leyes o
disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro
Diario”, y siendo el artículo 27 el que establece la manera en que
dichos libros adquieren el apellido de oficiales: “…presentaran los libros que obligatoriamente deben llevar en el
Registro Mercantil donde tuvieran su domicilio…” .
Es decir, lo primero para poder hacer valer
la contabilidad como medio de prueba, sin que la otra parte genere una
discusión previa a los datos que en ella figuran, es cumplir los formalismos
que nos exige el Código de Comercio respecto a su legalización. El artículo 327
de la ley de Enjuiciamiento Civil (Ley 1/2000) remite a las leyes mercantiles a
la hora de la utilización como medio de prueba de los libros de contabilidad,
con lo que cumplir de manera escrupulosa con lo que exige dicha normativa puede
ser la diferencia entre poder presentar la contabilidad como prueba frente a
terceros o que ésta no sea admitida.
La contabilidad como tal puede ser valorada
dentro de un procedimiento de diversas maneras: como prueba documental, como
objeto de reconocimiento judicial o como prueba pericial teniendo en cada caso
distintas connotaciones.
Una cuestión importante a tener en cuenta a
lo hora de plantear la documentación contable como prueba, es que la misma no
se compone únicamente de los libros de contabilidad, sino que además junto con
éstos debemos poder presentar todos los justificantes o comprobantes de las
operaciones registradas. De manera que sea posible comprobar que existe total
concordancia entre los documentos contables y los datos reflejados en los
soportes documentales.
No debemos por tanto ignorar la importancia
que puede tener en un procedimiento la correcta llevanza de la contabilidad para
probar alguno de los puntos en discusión y desde la otra parte, tampoco debemos
olvidarnos de que ser capaces de cuestionar razonamientos contables de la parte
contraria constituye una ventaja importante a la hora de enfrentarnos a
situaciones complicadas que nos lleven a discusiones mercantiles.
Igualmente, y como punto importante debemos
ser conscientes que cuando la Inspección Tributaria examina una contabilidad y
en un acta indica que la misma es correcta de acuerdo a Derecho, dicha
contabilidad en cuanto documento privado hará prueba plena del hecho, acto o
estado de cosas que documentan, con lo que podemos tener argumentos importantes
ante cualquier discusión posterior sobre esa contabilidad con la Agencia
Tributaria.
En definitiva, las empresas deben
concienciarse de la gran importancia de la contabilidad como herramienta de
gestión empresarial y de defensa de sus intereses tanto ante la Agencia
Tributaria como frente a terceros.
FRANCISCO J . URBANO ECONOMISTAS
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